La Limpieza de la Base de Datos
NAHB Paga Por Sí Misma
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Fundada en 1942, la Asociación Nacional de Constructores de Casas (NAHB) es una federación de más de 800 asociaciones estatales y locales de constructores alrededor de Estados Unidos. Basada en Washington, D.C., esta organización de comercio trata de mejorar el clima para la vivienda y la industria de la construcción y promover políticas que mantengan a la vivienda como una prioridad nacional.
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| NAHB provee un amplio rango de servicios para ayudar a las asociaciones estatales y locales, así como a individuos y compañías miembros a ganar ventaja en un ambiente de negocios muy competitivo. La organización también representa los intereses de la industria en la Colina del Capitolio y trata de asegurarse de que la vivienda permanece una prioridad nacional cuando se hacen leyes y se establecen políticas. |
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Objetivo de Negocios
A través de los últimos 14 años, NAHB ha crecido significativamente: de 151,848 compañías miembros y 1.1 millón de miembros individuales en 1987 a 203,000 compañías miembros representando a 1.7 millones de individuos en 2000. Conforme crecía la membresía, NAHB continuamente usaba su base de datos para facilitar el contacto directo con miembros. |
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| Con el rápido incremento en el número de nuevos miembros registrados, la base de datos existente FoxPro® de NAHB se corrompió con información duplicada y errónea. Sin la habilidad de limpiar periódicamente los archivos, NAHB envío muchos correos erróneos, lo cual costaba a la organización decenas de miles de dólares cada mes. |
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| “Además de los costos duros asociados con envíos de correo duplicados y sin entregar, estaban los costos intangibles”, dijo Keith Mortier, vicepresidente de personal de planes y desarrollo en NAHB. “Si una carta que pedía contribuciones financieras no alcanzaba a una proporción substancial de nuestros miembros, o si éramos incapaces de contactar miembros inmediatamente para organizarse acerca de una pieza importante de legislación, ¿Cuánto más habíamos perdido realmente? Esto era lo que estábamos viendo”. |
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| Otro asunto: Los miembros NAHB pueden tener múltiples membresías en asociaciones locales alrededor de los Estados Unidos, pagando cuotas en varios lugares. La base de datos FoxPro solo podía ver las compañías miembros de una organización local a la vez. Con una vista consolidada de todas las membresías de una compañía dada, NAHB podía lanzar iniciativas proactivas, tales como servicios adicionales para miembros y programas de reclutamiento de nuevos miembros para apoyar los esfuerzos de asociaciones locales y estatales. |
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Reto Tecnológico
Para mejorar la comunicación con sus miembros y reducir los costos de correo, NAHB decidió invertir en una mejora substancial de su gran base de datos. |
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| La primera fase de este proyecto de tres partes involucró limpiar, correlacionar y consolidar los registros de 500,000 miembros antes de migrarlos desde la base de datos FoxPro en una plataforma Windows NT, a una base de datos temporal Oracle, también en una plataforma Windows NT. |
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| El personal técnico de NAHB tenía solo 90 días para realizar esta tarea de misión crítica, aunque no tenían el tiempo o los recursos para convertirse en expertos en calidad de datos ellos mismos. |
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| “Para satisfacer nuestra agresiva agenda, los administradores de bases de datos necesitaban enfocarse en construir bases de datos, no en herramientas de calidad de datos”, dijo Mortier. |
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Criterios de Selección
El equipo de NAHB abrumadoramente seleccionó a Innovative Systems, Inc., a causa de su historia de 37 años en manejo de calidad de datos y su registro probado construido en miles de implementaciones en más de 30 países. De igual importancia, el software de Innovative podía realizar las funciones de calidad de datos necesarias para completar todas las tres fases del proyecto. |
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| Debido a las restricciones de tiempo, el grupo especialmente apreció la profundidad de la experiencia ofrecida por el personal de Innovative y la naturaleza amigable al usuario de las herramientas, ya que ambos aspectos les permitirían evitar entrenamiento excesivo y ahorrar tiempo. |
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| “Desde el principio, estuvimos muy impresionados con Innovative Systems. En nuestra primera reunión, Rich Ilshefski [Director de Servicios Profesionales de Innovative] rápidamente comprendió nuestras necesidades. Basándose en su experiencia en la industria, fue capaz de dimensionar el proyecto y recomendó los reportes necesarios de calidad de datos y de correlaciones ese mismo día. Otros proveedores de calidad de datos y sus ofrecimientos simplemente palidecían en comparación”, dijo Mortier. |
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La Solución de Innovative
En la Fase 1 del proyecto, NAHB utilizó los siguientes productos de Innovative y servicios: Diagnóstico de Datos, Data Quality y Data Linking (tanto individual como corporativo.) |
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| El servicio de Diagnóstico de Datos de Innovative identificó la dimensión del problema de calidad de datos, rápida y eficientemente. Basado en los hallazgos, Innovative recomendó un curso de acción para la adquisición e implementación de productos. |
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| NAHB aplicó luego el componente Data Quality de Innovative, con su base de conocimientos incorporada de 2.5 millones de palabras y más 100,000 patrones de palabras, para acelerar la identificación y corrección de errores, anomalías y problemas de ortografía en los datos de nombre y domicilio de los registros de miembros. El componente Data Linking identificó los registros potencialmente duplicados de individuos, a pesar de transposiciones de caracteres y entradas faltantes. También enlazó cada entidad corporativa a las varias asociaciones estatales y locales en las cuales mantenía membresía. |
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| De acuerdo a Mortier, la fuerza de la solución de Innovative está en el nivel granular de detalle para limpieza y correlación de datos. La mayoría de las reglas de negocios que se necesitaban para el procesamiento de calidad de datos ya estaban construidas en los tres productos de Innovative, ahorrando a NAHB el tiempo y el gasto de codificación manual. |
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| Una vez que las soluciones estaban en producción, el servicio de Diagnóstico de Datos de Innovative fue empleado de nuevo para comparar la calidad de datos. |
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Resultados
El equipo de NAHB cumplió su meta de 90 días para completar la Fase 1, mientras mejoraba considerablemente la calidad de datos de la información de los miembros. De acuerdo a la segunda auditoría de Diagnóstico de Datos, los registros de miembros de NAHB son ahora 98 por ciento exactos, de 88 por ciento antes. La tasa de duplicados fue reducida de 9 por ciento a 1.7 por ciento, y los errores relacionados con nombres fueron cortados a la mitad, de 3 por ciento a 1.5 por ciento. |
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| En los 12 meses siguientes al final de la Fase 1, Mortier estima que la organización ya ha ahorrado US$170,000 en correo reduciendo los envíos incorrectos y duplicados. La implementación de Innovative también resultó en que NAHB modificara sus procesos de negocios para capturar y mantener datos más limpios de miembros. |
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| “El software de Innovative ya se ha pagado por sí mismo, solo con los ahorros postales. Ahora que tenemos una vista nacional de cada compañía miembro, podemos realmente llevar a nuestra organización al próximo nivel”, dijo Mortier. “Mientras los resultados son críticos, el proceso es importante, también. Y el equipo de Innovative realmente hizo el proceso fluido y sin preocupaciones. Ellos trabajaron lado a lado con mi grupo y ofrecieron una riqueza de conocimiento que no hubiéramos podido adquirir por nuestro lado”. |
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Planes Futuros
Con la migración de los registros de los miembros de FoxPro a Oracle ahora completa, el equipo de NAHB ha comenzado a preparar el terreno para la Fase 2: la transferencia de información de la base de datos Oracle a su lugar de almacenamiento final, el Sistema de Manejo de la Asociación. |
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| Mientras la primera fase del proyecto se involucró solo en información esencial de los miembros, la segunda fase utilizará el conjunto de herramientas de Innovative en modo de lotes para limpiar y correlacionar datos a niveles más altos. Esto le permitirá a NAHB a seguir las tendencias y escenarios potenciales de ganancias alterando diversas variables. |
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| En la Fase 3, NAHB añadirá el componente Change Management de Innovative para el Manejo de Cambios en línea a fin de mantener la integridad de los datos almacenados en el Sistema de Manejo de la Asociación, en tiempo real. Conforme los usuarios capturan datos en la base de datos, la capacidad de Manejo de Cambios les notificará inmediatamente de errores potenciales o duplicados en la información de miembros. |
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| “Innovative provee una verdadera solución de infraestructura para el manejo de calidad de datos que nuestra organización continuará utilizando por muchos años por venir”, dijo Mortier. “No podríamos estar más contentos con la asociación con Innovative”. |
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