| Los Comisionados de Ingresos de Irlanda Consolidan sus Bases de Datos Usando las Soluciones de Innovative |
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| La Oficina de los Comisionados de Ingresos (Ingresos) es responsable por la administración de impuestos en la República de Irlanda. Maneja tanto los Ingresos Internos como los aspectos de Aduanas e Impuestos al Consumo. Adicionalmente, Ingresos lleva a cabo labores de agencia para otras agencias del gobierno, tales como la cobranza de los cargos de Pagos Relacionados con El Seguro Social. |
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| En un año reciente, los ingresos brutos de impuestos por IR£14 Mil Millones fueron administrados por 6,000 personas a través de 130 sitios. Esto representa un enorme reto en procesar las transacciones exacta y rápidamente, así como manejar las consultas de clientes satisfactoriamente. |
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El Papel de la Tecnología
La Tecnología de Información es vital para la operación eficiente de Ingresos. Cada día grandes números de formas de retorno, pagos, noticias y reembolsos son procesados por los sistemas existentes. El estado actualizado de cada contribuyente necesita estar disponible para las oficinas de impuestos alrededor del país. Esto es provisto rápido y en forma segura a través de alrededor de 4,000 computadoras personales y 2,000 terminales unidas a servidores corporativos de alta escala. |
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Dirección Estratégica
Mientras el enfoque existente de impuesto-por-impuesto opera bien, Ingresos está evolucionando sus sistemas para presentar una vista unificada del cliente desde cualquier punto en la organización. Esto está en línea con administraciones progresistas de impuestos en todo el mundo, donde los procesos de negocios basados en una arquitectura con una base de datos única y sistemas integrados han probado ser el mejor enfoque para mejorar el rendimiento del impuesto, asegurar cumplimiento y proveer la flexibilidad para responder a un ambiente siempre cambiante. |
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| El nuevo sistema de Ingresos, llamado CONTAX (“Consolidated Approach to Taxation”) está siendo implementado desde hace algunos años. Los componentes para el registro de contribuyentes, seguimiento de casos de excepción e información gerencial ya están en producción. Estos complementan a las facilidades tradicionales basadas en transacciones proporcionando soporte mejorado para decisiones y capacidades de trabajo de casos particulares para el personal de primera línea, los trabajadores de conocimiento y la gerencia. El enfoque actual de CONTAX está en construir los componentes financieros y de contabilidad integrados. |
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Implementación
Una fase clave de cimentación de CONTAX fue la consolidación de las ocho principales bases de datos de registros en una base de datos común y centralizada. Estos archivos de impuestos han sido construidos a través de los 20 años previos, con cambiantes requerimientos del usuario y usando una variedad de tecnologías de mainframes. Para dar una idea de la complejidad de esta conversión, antes de una fecha específica, los clientes pudieran tener diferentes números de registro para los diferentes impuestos. Esto hizo de la correlación de nombre y domicilio un requerimiento importante. |
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| Para lograr la consolidación de una manera económica y oportuna, Ingresos se dio cuenta de que necesitaban ayuda de una compañía especialista para complementar sus recursos internos de IT. Siguiendo un proceso de licitación abierta, la solución de Innovative Systems fue seleccionada. El software de estandarización (i/Lytics Data Quality) y enlace (i/Lytics Data Quality) y su experiencia proporcionaron una forma de estandarizar los datos de registro del sistema existente antes de procesarlo a través de los sofisticados algoritmos de correlación y de automatizar lo más posible el proceso de correlación. La división IS de Ingresos construyó las rutinas de pre y post estandarización, incluyendo la consolidación final y el proceso de conversión, así como los procedimientos esenciales de mantenimiento continuo que cuidaban de cambios vivos realizados después de que los datos estaban limpios pero antes de la implementación. Innovative convirtió su software para correr en los mainframes del Grupo Bull de Ingresos y también proporcionó ayuda en sitio en el uso de sus productos de estandarización y enlace. |
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| El proceso de consolidación se llevó a cabo a través de dos años, en forma acumulativa impuesto por impuesto. Los archivos menores de impuestos fueron usados como punto de partida para rápida verificación de que los resultados eran como se esperaban. Significativos Recursos de Usuarios fueron usados por la Oficina del Inspector Jefe de Ingresos para verificar enlaces ‘dudosos’ identificados por el software. Mientras esto se hacía, un equipo conjunto de negocios/técnico construía el nuevo Sistema de Registro Común (CRS), que es ahora usado para mantener los datos consolidados de registro. |
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| Esta fase del proyecto CONTAX fue completada con la base de datos completamente consolidada de cerca de 2.8 millones de clientes. |
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Identificación de Contribuyentes
Una de las cosas más difíciles de lograr en cualquier base de datos de clientes es la identificación rápida de los detalles de un individuo cuando un número de referencia no está disponible. Esto no es un asunto trivial en vista de la falta de códigos postales, así como de la diferencia en estructuras de domicilios entre la Irlanda urbana y la rural. Ingresos quería proveer al personal con la habilidad de identificar a cualquier contribuyente en el CRS rápida y exactamente usando cualquier combinación de nombre y domicilio. |
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Un Enfoque de Asociación
Ingresos decidió que la capacidad de manejo de cambios en línea de Innovative (i/Lytics Change Management) era la más adecuada para esta tarea. Como con el software de estandarización y enlace, esto sería conjuntado con software desarrollado localmente para manejar los aspectos de la pantalla y la base de datos de la solución. Para asegurar una implementación fluída, se creó un equipo que tenía buen conocimiento de los procedimientos de Ingresos así como una buena asimilación del producto. El personal de Innovative y la división IS de Ingresos trabajaron estrechamente para definir la funcionalidad de búsqueda y los requerimientos estructurales clave. El proyecto fue monitoreado cercanamente por el equipo de desarrollo de Innovative, que permitió una adaptación inteligente del producto para satisfacer los requerimientos específicos de Ingresos y la incorporación de mejoras más genéricas en el producto estándar. |
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| "Para el personal de primera línea, la búsqueda ‘CRS-Search’ con el motor de búsqueda en línea de Innovative ha sido una adición clave a sus facilidades de servicio al cliente y de cumplimiento, proporcionando una respuesta instantánea en un ambiente vivo y rápido”, dijo Liam Ryan, de la Oficina de Comisionados de Ingresos. |
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Resultados
El CRS, incluyendo su componente de búsqueda ‘CRS-Search’, fue lanzado exitosamente. Ha sido bien recibido por la comunidad de usuarios y ha contribuido a mejorar el servicio al cliente. Más aún, la capacidad de manejo de cambios en línea de Innovative ha sido incorporada en los procedimientos continuos de registro y correcciones de nombre y domicilio de CSR, evitando así la duplicación de registros de clientes. También ayuda a la calidad de datos asegurando que se incorporan líneas claves de domicilio. |
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¿Qué es lo que sigue?
Actualmente, Ingresos está incorporando otro archivo grande en el sistema de búsqueda CSR. Este archivo tendrá cerca de 4 millones de registros. También, como parte de sus programas de cumplimiento, Ingresos está desarrollando un sistema de correlación fuera de línea usando el motor de búsqueda en línea de Innovative (i/Lytics Change Management) como su núcleo. Este sistema permite la correlación de archivos internos de unidad de negocios y archivos externos que contienen información de nombre y domicilio contra la base de datos corporativa de registro. El motor de búsqueda en línea de Innovative permite a los usuarios identificar a los clientes rápida y exactamente. Usa un sofisticado algoritmo para construcción de llaves y comparación que les da a los usuarios la mejor oportunidad de localizar el registro que buscan. |
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| Es una facilidad en línea que |
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puede recortar dramáticamente el tiempo de respuesta
al cliente |
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previene las entradas duplicadas de clientes |
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reduce la necesidad de gestión y revisión fuera de línea |
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asegura actualizaciones consistentes y actuales de clientes |
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provee compatibilidad con la mayoría de los sistemas operativos |
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mantiene y mejora los estándares de integridad de las bases de datos de clientes |
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| Adicionalmente, esta capacidad de manejo de cambios en línea de Innovative puede ser usada en modo de lotes para integrar las listas adquiridas y otra información externa y para automatizar el procesamiento nocturno por lotes de las altas y cambios diarios a su base de datos de clientes. |
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