| Innovative Systems Presta Calidad y Cumplimiento al Prestador de Servicios de Préstamos a Estudiantes |
|
| American Education Services (AES) es una organización multifacética sin fines de lucro que proporciona servicios de ayuda a los estudiantes. Maneja cerca de $43 miles de millones de dólares en bienes y servicios totales y cerca de cuatro millones de estudiantes a través de sus sistemas de garantía, servicio y ayuda financiera y procesamiento. AES es el tercer servidor de préstamos de estudiantes en Estados Unidos y el noveno que mantiene los préstamos. |
|
| A diferencia de las organizaciones con fines de lucro, los “accionistas” de AES son los estudiantes americanos y sus familias. Los fondos generados a través de sus extensas operaciones son usados para: mejorar las oportunidades de educación superior, disminuir los costos de la ayuda financiera, facilitar los procesos para la comunidad de ayuda financiera y darle poder a los estudiantes, familias, escuelas y prestamistas a través de su tecnología basada en Web, líder en la industria. |
|
| AES opera oficinas regionales en Pennsylvania, California, Delaware, Maryland, Ohio, West Virginia y Puerto Rico. Estas oficinas regionales proveen servicio a las preparatorias, colegios y universidades e instituciones de préstamo a través de la nación. |
|
El Mandato de Cumplimiento
Por más de 40 años, AES ha enfocado sus esfuerzos en crear acceso costeable a la educación superior para estudiantes y sus familias. AES trata de construir relaciones únicas y perdurables con sus socios prestamistas ofreciendo una amplia variedad de productos y servicios para prestamistas así como para administradores de educación superior, estableciendo una red de colaboración para los profesionales de la ayuda financiera. |
|
| Una de las formas en que AES mantiene sus fuertes relaciones con sus más de 200 prestamistas es proveyendo ofertas y servicios que continúan satisfaciendo las necesidades cambiantes de sus socios. Un ejemplo claro de este compromiso para con sus prestamistas es el cambio de la organización para proveer una solución completa para los requerimientos de filtrado de la nueva regulación que enfrenta la comunidad de prestamistas a estudiantes. |
|
| En planteamientos con sus socios acerca de las nuevas regulaciones que requieren a los prestamistas de estudiantes foráneos que filtren a los candidatos contra la lista de sanciones de La Oficina de Control de Bienes Foráneos de la Tesorería de Estados Unidos (OFAC), los directivos de AES se dieron cuenta de que estaban en posición de implementar una estrategia de cumplimiento completa para satisfacer sus requerimientos propios de filtrado, mientras al mismo tiempo podían ayudar a sus prestamistas a satisfacer sus obligaciones respectivas. |
|
| Para seguir adelante con su plan de instituir esta estrategia completa de filtrado, AES trató de comprender qué tipo de ofertas y servicios para cumplimiento estaban disponibles. Basados en su revisión del mercado, determinaron que un software de interdicción sería necesario para satisfacer sus objetivos de filtrado e iniciaron un proceso formal de evaluación y selección. |
|
Seleccionando una Solución de Cumplimiento
AES estableció un equipo interno para el proyecto de cumplimiento, el cual consistía en representantes tanto de negocios como de tecnología, para evaluar las soluciones disponibles. El grupo estableció tres objetivos primarios para guiar su proceso de evaluación y selección de software. El primero y más importante, necesitaban una solución que satisficiera los requerimientos actuales de cumplimiento de la organización, pero también querían una solución que demostrara una capacidad de satisfacer un rango de requerimientos de cumplimiento para que su inversión inicial pudiera ser usada para ayudar a la organización a satisfacer nuevos y cambiantes requerimientos en el futuro. |
|
| Segundo, el grupo quería una solución que fuera fácil de usar, para que tanto los usuarios de tecnología como de negocios fueran capaces de trabajar con el producto y los resultados. |
|
| Finalmente, el costo de la solución total, incluyendo el software, la implementación y el uso continuo del software, era un criterio muy importante para el grupo. Debido al enfoque de múltiples capas del proyecto, para satisfacer sus requerimientos internos de filtrado así como para extender este servicio de misión crítica a sus prestamistas, el equipo comprendió que el ambiente de implementación sería complejo. Determinaron que el costo de implementar y mantener el software a través del tiempo sería tan importante, si no más importante, que el costo del software solo. |
|
| Después de una revisión exhaustiva de las diferentes opciones disponibles, el grupo seleccionó a i/Lytics SECURE™ de Innovative Systems como la solución que satisfacía mejor estos tres importantes criterios. |
|
Implementación: La Llave para el Éxito
La meta total del programa de cumplimiento de AES es asegurarse de que no se dan préstamos o becas a individuos en la lista de sanciones de OFAC. Para satisfacer este objetivo, el equipo de cumplimiento primero necesitaba tomar decisiones muy importantes acerca de sus procesos de filtrado, incluyendo la frecuencia de correlacionar a clientes nuevos y existentes contra la lista OFAC, e igual de importante, las reglas para determinar como el sistema identificaría con seguridad las correlaciones. |
|
| Los profesionales de implementación de Innovative asignados al proyecto fueron capaces de trabajar mano a mano con el equipo del proyecto de AES para ayudarles a guiar el importante proceso previo. La decisión acerca de con qué frecuencia y cuándo las diferentes bases de datos ejecutarían el proceso de cumplimiento contra los nuevos candidatos y clientes existentes fue fácilmente determinada y ejecutada. |
|
| Un componente clave de cualquier proceso de filtrado es establecer reglas de correlación que reflejen exactamente la definición única de la organización de una correlación válida, de manera que cuando ocurren las correlaciones, hay razón legítima para revisar e investigar. Cuando las reglas de correlación no reflejan exactamente la definición precisa de la organización de una correlación válida, pueden resultar muy pocas correlaciones o demasiadas, cada uno con diferentes conjuntos de riesgos y costos asociados con él. |
|
| Los profesionales de implementación de Innovative trabajaron con el equipo de cumplimiento de AES para definir y establecer las reglas de negocios para guiar sus procesos de correlación, y entonces aplicaron estas reglas al sistema de software de cumplimiento. Después de trabajar con los resultados de este conjunto inicial, el equipo AES determinó que sus reglas de correlación eran muy conservadoras y generaban correlaciones innecesarias. Innovative y AES trabajaron juntos para ajustar rápidamente la lógica de correlación para alcanzar el balance crítico entre generar demasiadas y demasiado pocas correlaciones. |
|
| Luego, Innovative trabajó con el equipo del proyecto de AES para implementar el software de cumplimiento i/Lytics SECURE dentro de su ambiente de proceso, que incluía 15 bases de datos independientes, algunas en plataforma mainframe y otras en sistemas abiertos. Antes de que el nuevo software se pusiera en operación, los profesionales de implementación de Innovative trabajaron con el equipo de AES para mejorar la calidad de los datos dentro de sus diferentes bases de datos para optimizar el proceso de filtrado. Con todo, la implementación total y esfuerzo de limpieza de datos tomó menos de tres semanas. |
|
| De acuerdo a Matt Stefanski, un especialista técnico de cumplimiento de AES y parte del proceso de implementación, “En general, esta fue una de las implementaciones de nuevos productos más fácil y fluída que yo haya visto. Los profesionales de implementación de Innovative tenían mucho conocimiento y experiencia y era fácil trabajar con ellos.” |
|
Resultados
AES está ejecutando exitosamente i/Lytics SECURE para asegurar el cumplimiento con sus nuevos requerimientos regulatorios de filtrado. Además de cumplir con sus propios requerimientos, la organización ha sido capaz de extender el beneficio de su inversión de cumplimiento a sus socios de préstamo. En todas las medidas, el proyecto ha sido un éxito. Los usuarios de negocios han hecho fácilmente la transición a revisar los resultados y reportes generados por el nuevo proceso de filtrado. |
|
| “i/Lytics SECURE está trabajando muy bien”, dijo Diane Freundel, Vicepresidente Asistente de Cumplimiento y Revisión de Contratos. “Hemos estado muy satisfechos con los resultados, así como nuestros prestamistas. Además de la habilidad del producto de minimizar con confianza los falsos positivos y sus tiempos y costos asociados, también hemos aprovechado la habilidad del producto de generar nuestras propias listas internas de seguridad y listas de riesgos, lo que nos ayuda a tomar mejores decisiones de negocios así como a satisfacer nuestras obligaciones de cumplimiento.” |
